Ontwerpen

Tekst hier invullen...

A: Van complex veiligheidsvraagstuk naar passend ontwerp

Veiligheidsvraagstukken kunnen vaak breed worden geformuleerd. Wanneer dit het geval is kan een veiligheidsvraagstuk onduidelijk worden. Ook een oplossing ervoor vinden wordt dan wat lastiger en complex. Om het wat makkelijker te maken maak ik er gebruik van om veiligheidsvraagstukken die ik wil oplossen vaak af te bakenen. Ik geef op deze manier aan welke onderdelen ik wel en welke onderdelen ik niet ga behandelen. Ik geef aan waar ik op in ga en probeer mij dan te specificeren met bepaalde theorieën. Bij het project over het BNP heb ik bijvoorbeeld gebruikt gemaakt van de NEN-norm 2118:2010. Als ik dan ga kijken naar de simulatie waar we in de tweede periode mee bezig zijn maak ik gebruik van verschillende modellen. De modellen die ik daarin gebruik zijn vooral communicatiemodellen en vergaderingsmodellen zoals IRISE en VCS. Ook heb ik in dit project gebruik gemaakt van de gesprekstechniek LSD en de vergaderingsstructuur met behulp van het VAAK-model. Hiernaast was het B.O.B model ook belangrijk omdat deze kan helpen bij het proces binnen een overleg om van een probleem of uitdaging te werken richting een oplossing of besluit bijvoorbeeld bij het ROT wat in de simulatie uitgevoerd is.

Als ik even ga kijken naar onze eigen simulatie dan ontstaat er een brand in de PI Leeuwarden. Bij een brand zijn er voor bijvoorbeeld een brandweer verschillende manier om een brand tegen te gaan. Denk bijvoorbeeld aan een blusdeken, een brandweerslang, een schuimblusser of een hele brandweer wagen bij een grotere brand. De handelingsstrategie verschilt in dit geval met hoe groot de brand is. Een grote brand is niet te blussen met een blusdeken terwijl bij een vlam in de pan een blusdeken ideaal is. Wanneer er brand binnen de PI bijvoorbeeld binnen een bepaalde ruimte is kan deze geblust worden met een brandslang binnen in het gebouw of misschien zelfs nog wel met een schuimblusser. Met de brand in de PI kan je verschillende doelen voor jezelf stellen als ROT-lid. Maar het belangrijk om met alle betrokken actoren een doel te ontwerpen. Als het doel is ontworpen als groep moet er gekeken naar hoe dit doel bereikt kan worden en welke handelingsperspectieven en alternatieven er gesteld moet worden. Ontwerp een oplossing voor het probleem. Toen wij onze eigen simulatie gingen spelen kwamen we er achter dat er in zo'n situatie als de brand in de PI veel verschillende manieren van handelen zijn en veel handelsalternatieven. Manier om te handelen opnoemen vind ik bij zoiets als een simulatie lastig omdat je te maken hebt met verschillende actoren. Het B.O.B. model vind ik persoonlijk een model wat makkelijk te gebruiken is bij een situatie waarbij je te maken hebt met verschillende actoren. Het helpt om een structuur aan een vergaderingsgesprek te houden waarin meerdere actoren hun zegje mogen doen. Het B.O.B model heeft ons voor mijn gevoel enorm geholpen bij de simulatie om te helpen bij een manier van handelen in de verschillende situaties waar we tegenaan liepen. 

B: Ontwerpmethoden en -technieken

1. B.O.B

Het model van B.O.B. hebben wij gekozen om een bepaalde volgorde en structuur binnen het gesprek te houden. BOB staat voor beeldvorming - oordeelvorming - besluitvorming en is een model dat moet helpen bij het proces om van een probleem of uitdaging te werken in de richting van een besluit of oplossing. Tijdens een overleg of vergadering komt het vaak voor dat er een mening wordt gevormd over een onderwerp terwijl hier te weinig tijd of aandacht aan is besteed en er niet goed genoeg over na is gedacht. De fases van beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming lopen dan door elkaar en waardoor er geen structuur meer in het overleg of vergadering zit. Per fase zijn er vragen die hulp kunnen bieden om de fase op de juiste manier af te ronden voordat er verder wordt gegaan naar de volgende fase 

Beeldvorming--> Bij beeldvorming gaat het over het vormen van een beeld over een bepaalde situatie die zich voordoet. Er zal informatie gelezen moeten worden, moeten worden geluisterd naar elkaar en er zullen onderling vragen moet worden gesteld over het onderwerp om te zorgen dat (alle) belangrijke informatie verkregen wordt. Hierin wordt gekeken naar de informatie om het beeld compleet te maken.

Oordeelvorming--> Bij oordeelvorming gaat erom dat er met verschillende actoren in gesprek wordt gegaan over het onderwerp. Hierbij is het de bedoeling dat er ook kritische vragen aan elkaar gesteld worden zodat er ook een mogelijkheid is om te debatteren over onderwerpen waar je het niet eens over bent. Het is belangrijk hierbij om gezamenlijk wel (op een democratische manier) een mening wordt gevormd. Deze mening kan namelijk verder worden uitgewerkt in de fase van de besluitvorming

Besluitvorming--> Bij besluitvorming is het de bedoeling dat er een besluit wordt gevormd dat meehelpt in de richting van een oplossing voor het probleem wat zich voordoet. Binnen een overleg of vergadering neemt meestal een operationeel leider het eindbesluit nadat er door verschillende actoren besproken is over wat er speelt in de voorgaande fases.

2. IFV

IFV staat voor het Instituut Fysieke Veiligheid en is de landelijke ondersteuningsorganisatie voor de veiligheidsregio's. Het IFV biedt de veiligheidsregio's hulp bij het versterken van de brandweerzorg en de aanpak op het terrein van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Door dit laatste punt valt de IFV ook in het Theoretisch Kader van dit draaiboek. In Nederland wordt een lokale of regionale crisis in de meeste gevallen opgevangen op regionaal niveau met de veiligheidsregio die onderling afspraken maken met de gemeentes over de crisisbeheersing. Wanneer het welzijn van burgers in gevaar komt en wordt bedreigd vindt de bestrijding van de crisis plaats.

3.  IRISE

Bij IRISE gaat het om het een model dat zou kunnen helpen bij het communiceren. Het idee erachter is dat een initiatiefnemer binnen de groep is die informatie geeft over een bepaald onderwerp en vertelt hoe hij/zij hierover denkt. Verder in dit model is het de bedoeling dat andere actoren hetzelfde doen dus ook met hun info naar buiten komen. Er kan gediscussieerd worden onderling over dingen waar je het niet mee eens bent. Je geeft antwoord op elkaars vragen en je stelt vragen terug aan anderen. Er wordt daarna geëvalueerd op de bevindingen die zijn gedaan

Initiatief nemen

Reguleren

Informatie delen

Steun geven en vragen

Evalueren

4. LSD

LSD betreft een methode waarbij informatie verkregen kan worden door een gesprekstechniek waarmee je structuur aanbrengt in je communicatie. De methode wordt meestal gebruikt bij een gesprek waarbij het onderwerp wat wordt besproken complex is. De methode maakt het onderwerp door LSD duidelijker voor beide partijen. LSD staat voor:

Luisteren

Samenvatten

Doorvragen

In de fase van luisteren betekent dit dat iedere aanwezige actor zijn/haar verhaal kan doen. Hierbij wordt aandacht gegeven aan wat de ander te zeggen heeft. Luisteren naar anderen gaat niet alleen via de oren maar de volledige lichaamstaal met bijvoorbeeld de houding.

Bij het samenvatten vat je de informatie die is verkregen samen in eigen woorden om te kunnen kijken of je de verkregen informatie goed begrijpt. Hierbij kan ook gecontroleerd worden of de andere aanwezigen er hetzelfde over denken en of je met iedereen op een lijn ligt. Ook helpt samenvatten op belangrijke punten die gezegd zijn nogmaals op te halen. Duidelijke punten worden zo aangescherpt en zo kan er sturing worden gegeven in het vervolg van het gesprek. De laatste fase is het doorvragen. Doorvragen wordt meestal gebruikt om een gesprek meer diepte te geven. Als er doorgevraagd wordt kan er verdieping worden gevonden in feiten, meningen en gevoelens van actoren. Wanneer je voor jouw gevoel voldoende informatie hebt gekregen komt dit onderdeel ten einde.

5. VAAK

Het VAAK-model betreft een vergaderingsstructuur waarbij er op een gestructureerde manier informatie kan worden opgevangen en kan worden verwerkt uit eindelijk tot een keuze en eindoplossing kan worden gezocht. Het proces van deze vergaderingsstructuur gaat via vier verschillende stappen. De eerste stap is de verkenning waarin iedereen zich kan voorstellen en waarbij het onderwerp wordt bekeken en agendaregels opgesteld kunnen worden. In stap 2 volgt de Analyse waarbij alle informatie van alle aanwezige actoren op tafel wordt gelegd. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de vragen 5x W en 1 H methode.

Wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Bij deze eerst A van VAAK kan de methode van LSD ook worden gebruikt om informatie te verkrijgen. Bij de tweede A wordt er ingegaan op Alternatieven. Er wordt in deze fase gebrainstormd over scenario's die zich voor kunnen gaan doen in bijvoorbeeld een crisis waarvoor het ROT (Regionaal Operationeel Team) met elkaar moet vergaderen. Het is hierbij belangrijk dat er inbreng komt van verschillende kanten en niveaus om zo een compleet beeld te kunnen krijgen van scenario's die zich kunnen voordoen. Er blijft nog een letter over en dat is de K. Deze staat voor Keuzes. Op een gegeven moment binnen vergaderingen zullen er knopen doorgehakt moeten worden. Het is belangrijk om dan te gaan kijken welke acties prioriteit hebben en wat handig is. Hier moet binnen een vergadering democratisch naar gekeken worden nadat iedereen zijn/haar inbreng heeft kunnen geven.

Verkenning

Analyse

Alternatieven

Keuzes

6. VCS

VCS is een communicatiemethode waarbij er gekeken wordt naar de manier van communiceren binnen een organisatie of groep. In VCS staat de V voor Vergaderen, de C voor Communiceren en de S voor Samen een worden. Bij vergaderen wordt er als groep informatie uitgewisseld, alle actoren spelen vrij spel en zijn open over de informatie. Hierin is er ook ruimte voor discussies. Vergaderen zorgt ervoor dat er gecommuniceerd wordt tussen actoren. Als er gecommuniceerd wordt tussen actoren maken actoren onderling duidelijk hoe ze over een situatie denken. Dit gebeurt in de meeste gevallen door het geven van argumenten en weerleggingen. Doordat er over vergaderd en gecommuniceerd wordt, komt er een mening naar voren waarbij er uiteindelijk een gezamenlijke mening wordt gevormd, je wordt het dus samen een.

Vergaderen = Communiceren = Samen een worden VCS

Binnen VCS is er vaak verschillende voorzitter. De manier waarop de voorzitter te werk gaat kan nogal verschillen. Er worden drie verschillende voorzitters onderscheiden:

• De Dirigistische voorzitter
• De Autoritaire voorzitter
• De Technische voorzitter

De Dirigistische voorzitter

Deze voorzitter houdt zich bezig met de inhoud, de interactie binnen de groep of organisatie en de onderwerpen die op de agenda staan en de bijbehorende regels. Dit is een voorzitter die over het algemeen op alle drie de onderwerpen actief is. Deze voorzitter kijkt niet alleen naar het hoe en wat maar ook naar wie.

De Autoritaire voorzitter

Deze voorzitter houdt zich juist alleen maar bezig met de wat en de hoe vraag. Hij/zij legt de focus alleen maar op de inhoud en de agendapunten met de bijbehorende regels. Dit is niet een ideale voorzitter in de meeste gevallen omdat de meesten binnen een groep of organisatie opzoek zijn naar een voorzitter die zich ook bezighoudt met de mensen binnen het bedrijf of de organisatie en de interactie onderling dus deze is wat meer bezig met de wat en hoe in plaats van met de vraag naar de wie.

De Technische voorzitter

Deze voorzitter houdt zich echt bezig met de wie en hoe vraag. De interactie tussen actoren zowel binnen als buiten de organisatie staat hoog in het vaandel in combinatie met de agendapunten die zijn vastgesteld en de daar bij horende regels. Het nadeel aan zo'n voorzitter is, is dat er zo goed als niet wordt gekeken naar de inhoud terwijl deze net zo belangrijk is en misschien wel het belangrijkst.